Configuração dos diários contábeis

Neste tutorial, você aprenderá como configurar diários no Odoo 14, uma plataforma de contabilidade e faturamento. Os diários são usados para registrar todas as transações financeiras da sua empresa, como faturas de clientes, contas de fornecedores e pagamentos.

Passo 1: Acessar o Menu de Diários

1. Vá para o módulo de Faturamento (Invoicing).
2. Acesse o menu de "Configuração"
3. Em seguida, clique em "Diários" (Journals).

Passo 2: Visualizar e Criar Diários

Nesta seção, você aprenderá como visualizar os diários existentes e criar novos.

Visualizar Diários

1. Na página de Diários, você verá uma lista de todos os diários existentes. Isso inclui informações como nome do diário, tipo e empresa associada.

Criar um Novo Diário

1. Para criar um novo diário, clique na opção "Criar".
2. Na janela de criação de diário, você precisa fornecer as seguintes informações:
   • Nome do Diário: Insira um nome para o diário.
   • Tipo de Diário: Escolha o tipo de diário no menu suspenso. Por exemplo, "Vendas" para faturas de clientes, "Compras" para contas de fornecedores, "Caixa" ou "Banco" para pagamentos. Ver seção 2 para mais detalhes dos tipos de diários.
3. Na guia "Lançamentos de Diário" (Journal Entries), você pode configurar informações contábeis, como um código abreviado que será usado para exibição e a moeda usada para fazer lançamentos contábeis.
4. Na guia "Definições Avançadas", você pode adicionar o tipo de conta permitido para este diário, como "A Receber" ou "A Pagar". Essas contas estão relacionadas aos Demonstrativos de Resultados (DRE) e são cruciais para uma contabilidade precisa. Além disso, nesta guia, é possível associar a qual conta do plano de contas instalado este diário será alocado. Essa associação é fundamental para fins de relatórios contábeis, permitindo que você rastreie e analise as transações de forma eficiente. Por fim, na mesma guia, você tem a opção de habilitar ou desabilitar a função "Bloquear lançamentos publicados com hash". Quando essa opção é ativada, os lançamentos contábeis recebem um código de hash assim que são registrados, o que impede qualquer modificação posterior nos lançamentos, garantindo a integridade das suas informações contábeis.
   
5. Depois de preencher todas as informações necessárias, clique em "Salvar" para criar o novo diário.

Agora que você aprendeu como configurar diários no Odoo 14, você pode usá-los para registrar todas as transações financeiras da sua empresa de forma organizada. Lembre-se de checar as peculiaridades apresentadas para cada tipo de diário, apresentados na seção 2

Tipos de diários

Os tipos de diários são usados para categorizar as diferentes operações contábeis. Todas as entradas de diário deste módulo devem ser configuradas de acordo com os tipos de diário definidos. Isso significa que, ao atribuir um tipo de diário às entradas de diário, você está especificando que o diário atual se enquadra em um documento contábil. Aqui na plataforma Odoo, o tipo de diário pode ser definido no menu de tipos de diário disponível na aba de configuração do módulo de faturamento.

Nesta seção será apresentado os tipos de diários presentes no Odoo v14 e suas respectivas informações adicionais a serem preenchidas, lembrando que apenas as informações adicionais serão abordadas nesta seção visto que os campos padrão ja foram evidenciados na seção anterior.

• Tipo "Vendas"

• • Ao selecionar o tipo do diário como "Vendas", alguns campos adicionais nas guias "Lancamentos de diário" e "Definições Avançadas" são evidenciadas.
  • Na guia "Lançamentos de diários", os seguintes campos serão evidenciados:
  • • Diário usado para importação - Selecione o checkbox caso o diário que está sendo cadastrado foi importado de outro sistema.
    • Diário usado para realização - Selecione o checkbox para indicar que é um diário de "realização"
    • • Na contabilidade, a "realização" refere-se ao reconhecimento de receitas em um determinado período contábil, quando a empresa efetivamente ganha dinheiro com a venda de produtos ou a prestação de serviços. É um princípio fundamental da contabilidade de acordo com o método de contabilidade de competência.
        
    • Conta de receita padrão - Associe a conta de receita do plano de contas, isso será importante para os demonstrativos financeiros
    • Sequência de Nota de Crédito Dedicada - Já é selecionada por padrão
  • Na guia "Definições Avançadas", os seguintes campos serão evidenciados.
  • • Faturamento eletronico - Selecione para possibilitar o envio de faturas em XML e EDI
    • Agendar Atividade - Voce pode selecionar uma atividade que será agendada automaticamente na data de vencimento do pagamento, melhorando o processo de cobrança.
    • Atividade do Usuário - Atribua o usuário que realizará a atividade, deixe o campo vazio para alocar o Vendedor na fatura
    • Resumo de atividade - Descrição breve da atividade agendada
    • Alias de e-mail - Faturas criadas serão enviadas para o e-mail selecionado automaticamente, ele ja é configurado com o email padrão da empresa cadastrada.
    • Tipos de Comunicação - Você pode definir aqui a comunicação padrão que aparecerá nas faturas do cliente
    • Padrão de Comunição - Você pode escolher modelos diferentes para cada tipo de referência. O padrão é a referência do Odoo

• Tipo "Compra"

• • Ao selecionar o tipo do diário como "Compra", alguns campos adicionais nas guias "Lançamentos de diário" e "Definições Avançadas" são evidenciadas.
    
  • Na guia "Lançamentos de diários", os seguintes campos serão evidenciados:
  • • Diário usado para importação - Selecione a caixa de seleção caso o diário que está sendo cadastrado foi importado de outro sistema.
    • Diário usado para realização - Selecione a caixa de seleção para indicar que é um diário de "realização"
    • • Na contabilidade, a "realização" refere-se ao reconhecimento de receitas em um determinado período contábil, quando a empresa efetivamente ganha dinheiro com a venda de produtos ou a prestação de serviços. É um princípio fundamental da contabilidade de acordo com o método de contabilidade de competência.
        
    • Conta de receita padrão - Associe a conta de receita do plano de contas, isso será importante para os demonstrativos financeiros
    • Sequência de Nota de Crédito Dedicada - Já é selecionada por padrão
      
  • Na guia "Definições Avançadas", os seguintes campos serão evidenciados.
  • • Alias de e-mail - Faturas criadas serão enviadas para o e-mail selecionado automaticamente, ele ja é configurado com o e-mail padrão da empresa cadastrada.
      

• Tipo "Dinheiro"

• • Na guia "Lançamentos de diários", os seguintes campos serão evidenciados:
  • • Conta de dinheiro - Selecione a conta do plano de contas correspondente ao diário contábil.
    • Conta transitória - Selecione a conta transitória, as transações de extratos bancários serão lançadas na conta transitória até a reconciliação final para encontrar a conta correta.
    • Conta de lucro - Usado para  registrar um lucro quando o saldo final em caixa difere do que o sistema calcula.
    • Conta de perdas - Usado para registrar uma perda quando o saldo final em caixa
  • Na guia "Configuração de pagamentos", os seguintes campos serão evidenciados para a categoria "Pagamentos Recebidos":
  • • Conta de recebimentos pendentes - As entradas de pagamentos recebidos acionadas por faturas/reembolsos serão lançadas na conta de recebimentos pendentes e exibidas como linhas azuis na ferramenta de reconciliação bancária. Durante o processo de reconciliação, as transações em questão serão reconciliadas com as entradas na conta de recebimentos pendentes em vez da conta a receber.
    • Métodos - Se refere as métodos de pagamento aceitos para esse diário.
  • Ainda na mesma guia, os seguintes campos para preenchimento serão evidenciados para a categoria "Pagamentos de despesa"
  • • Conta de recebimentos pendentes - As entradas de pagamentos pendentes acionadas por contas/notas de crédito serão lançadas na conta de pagamentos pendentes e exibidas como linhas azuis na ferramenta de reconciliação bancária. Durante o processo de reconciliação, as transações em questão serão reconciliadas com as entradas na conta de pagamentos pendentes em vez da conta a pagar.
    • Métodos - Se refere as métodos de pagamento aceitos para esse diário.
      

Tipo "Banco" no Diário

Na Guia "Lançamentos de Diários":

1. Conta Bancária:
   • Atenção Especial: Deixe o campo 'Conta Bancária' em branco. Este passo é crucial para criar um diário de banco no Odoo e é um detalhe que pode não estar imediatamente evidente para o usuário.
   • Quando uma conta é atribuída posteriormente, o Banco correspondente será automaticamente evidenciado.
2. Número da Conta:
   • Preencha com o número da conta bancária cadastrada.

Na Guia "Configuração de Pagamentos":

Para a Categoria "Pagamentos Recebidos":

1. Conta de Recebimentos Pendentes:
   • As entradas de pagamentos recebidos, acionadas por faturas ou reembolsos, serão lançadas na conta de recebimentos pendentes. Elas aparecerão como linhas azuis na ferramenta de reconciliação bancária.
   • Durante a reconciliação, essas transações serão reconciliadas com as entradas na conta de recebimentos pendentes, em vez da conta a receber.
2. Métodos:
   • Refere-se aos métodos de pagamento aceitos para esse diário.

Para a Categoria "Pagamentos de Despesa":

1. Conta de Pagamentos Pendentes:
   • As entradas de pagamentos pendentes, acionadas por contas ou notas de crédito, serão lançadas na conta de pagamentos pendentes. Elas também serão exibidas como linhas azuis na ferramenta de reconciliação bancária.
   • Durante a reconciliação, essas transações serão reconciliadas com as entradas na conta de pagamentos pendentes, em vez da conta a pagar.
2. Métodos:
   • Refere-se aos métodos de pagamento aceitos para esse diário.

• Tipo "Diversos"