Importar registros e fazer alterações em lote

Prepare arquivos reutilizáveis e altere registros selecionados preservando identificadores e o escopo pretendido.

Antes de começar

Tenha permissão no cadastro, arquivo revisado e relação dos registros a alterar. Confira o mapeamento em pequena amostra controlada antes da importação completa.

Passo a passo

1. Prepare identificadores e relações

Na lista de destino, exporte os campos necessários em formato compatível com importação quando for atualizar registros. Preserve ID Externo para identificar existentes e confira empresa, datas, formato decimal e identificadores dos relacionamentos. Preserve a exportação original para comparação.

2. Teste e importe

Escolha Importar registros, carregue o arquivo e confira cada coluna. Use Testar para localizar relações ausentes ou valores inválidos, corrija e repita. Importe o arquivo revisado e confira quantidade de registros e totais representativos. Importações de lançamentos contábeis também exigem diário, layout e regras de preenchimento configurados.

3. Aplique edição em massa configurada

Filtre os registros, selecione-os explicitamente e abra a ação configurada em Ação. Em cada campo, escolha Definir ou Remover conforme desejado e confira valores antes de aplicar. Verifique uma amostra depois. Criar a ação e definir campos e grupos permitidos cabe ao administrador.

4. Confira efeitos das automações

Confira se salvar ou importar aciona automações, mensagens ou valores calculados. Em automação nova, o administrador deve revisar gatilho, filtro, ação e exemplo controlado antes de ativar para todo o conjunto. Preserve arquivo e resultado da atualização.

Resultado esperado

Os registros foram atualizados com identificadores estáveis e comparação anterior e posterior disponível.

Se algo der errado

Reimportar sem identificadores pode criar duplicatas. Testar com sucesso valida o arquivo, não todos os efeitos de negócio posteriores. Se a atualização atingir registros inesperados, interrompa outros lotes e compare a exportação salva antes de corrigir.

Na prática, com vídeo: Importar cadastros em lote

Etapa 10 de 11 do processo Implantar a empresa. Anterior: Consultar o plano de contas e o mapeamento contábil dos impostos. Próxima: Emitir com certificado em nuvem ou por provedor PAA.

Importa vários parceiros de uma vez por arquivo CSV, com teste antes de gravar. É o caminho para migrar a base de clientes e fornecedores de outro sistema.

Vídeo

Duração: 0 min 54 s. Sem áudio: a narração está nas legendas, na faixa de baixo do vídeo.

Antes de começar

  • Arquivo CSV com cabeçalho; CNPJ válidos e sem repetição na base.

  • Colunas com os nomes técnicos dos campos (name, legal_name, vat, is_company) ou com os rótulos do Odoo.

Exemplo usado neste cenário

O arquivo clientes_exemplo.csv tem 2 clientes fictícios: Papelaria Exemplo Ltda (CNPJ 88.331.690/0001-02) e Mercearia Exemplo Ltda (CNPJ 71.687.543/0001-77), com as colunas name, legal_name, vat e is_company.

Como os valores são calculados:

  • CNPJ 88.331.690/0001-02: pesos 5,4,3,2,9,8,7,6,5,4,3,2 sobre 883316900001 dão soma 209; 209 mod 11 = 0, resto menor que 2 resulta em DV 0. Segundo dígito verificador: pesos 6,5,4,3,2,9,8,7,6,5,4,3,2 sobre 8833169000010 dão soma 240; 240 mod 11 = 9, DV = 11 - 9 = 2.

  • CNPJ 71.687.543/0001-77: pesos 5,4,3,2,9,8,7,6,5,4,3,2 sobre 716875430001 dão soma 224; 224 mod 11 = 4, DV = 11 - 4 = 7. Segundo dígito verificador: pesos 6,5,4,3,2,9,8,7,6,5,4,3,2 sobre 7168754300017 dão soma 224; 224 mod 11 = 4, DV = 11 - 4 = 7.

  • O arquivo tem 2 linhas de dados e 4 colunas; a importação deve criar 2 parceiros, e o sistema aplica ao importar as mesmas validações do cadastro manual (CNPJ e IE).

Passo a passo

  1. Abra o aplicativo Contatos.

  2. Clique em Favoritos e escolha Importar registros.

  3. Clique em Carregar arquivo e escolha clientes_exemplo.csv.

  4. Confira o mapeamento: cada coluna do arquivo vai para um campo do Odoo.

  5. Clique em Teste: a mensagem Tudo parece válido confirma as linhas.

  6. Clique em Importar.

Resultado esperado

Os 2 clientes foram criados, com CNPJ validado, e aparecem em Contatos. Se alguma linha tivesse problema, o Teste a apontaria antes de gravar.

Se houver erro

  • O Teste mostra erro numa linha, como CNPJ inválido. A linha do arquivo não passa na validação do cadastro. Corrija o valor no arquivo e carregue de novo; nada é gravado enquanto houver erro.

  • Uma coluna aparece sem campo do Odoo. O cabeçalho não casa com o nome nem com o rótulo de um campo. Escolha o campo na lista da coluna ou renomeie o cabeçalho do arquivo.

  • A importação recusa por CNPJ duplicado. O CNPJ já existe na base. Retire a linha do arquivo ou atualize o cadastro existente.

Limites deste cenário

Não importa produtos nem endereços por código de município (a coluna de cidade exige o nome exato). O arquivo usado no vídeo é gerado para o exemplo; em produção, use Importar Modelo para Clientes (botão da própria tela) como ponto de partida. Arquivos grandes devem ser divididos.

Módulos usados

Também usa: base_import. Os valores do exemplo foram conferidos automaticamente na execução gravada; a conferência não substitui a validação do contador da sua empresa.

Continue o processo