Comprar, recibir y comprobar la factura del proveedor¶
Mantenga coherentes el pedido de compra, la recepción física y el documento del proveedor, incluidas las entregas parciales y diferencias de precio o cantidad.
Antes de comenzar¶
Registre al proveedor y los productos, revise la operación fiscal de compra e identifique quién aprueba la compra. Si la empresa utiliza solicitudes o acuerdos, comience por la solicitud o el acuerdo aprobado.
Paso a paso¶
1. Solicite y apruebe la compra¶
En Compras, cree una solicitud de presupuesto con proveedor, productos, cantidades, unidades, precios y fechas previstas. Compare las condiciones comerciales y confirme el pedido acordado mediante el flujo de aprobación aplicable.
2. Registre lo recibido¶
Abra Recepción en el pedido. Compare la mercancía recibida con el pedido y el documento del proveedor; registre cantidades reales y lotes exigidos. Valide la recepción y conserve una transferencia pendiente cuando el saldo llegue después. Registre faltantes, daños y sustituciones antes de aceptarlos.
3. Vincule el documento fiscal y la factura¶
Importe o localice el XML del proveedor mediante el procedimiento de NF-e o DF-e. Revise la asociación de productos del proveedor y la clave del documento antes de crear otra factura. Vincule la factura a la compra y compruebe cantidades, precios, transporte, impuestos, condiciones de pago y anticipos existentes.
Resultado esperado¶
Las cantidades recibidas y los importes por pagar están respaldados por la compra y el documento del proveedor, con diferencias registradas para su resolución.
Si algo sale mal¶
La importación del XML fiscal no necesariamente valida la recepción ni contabiliza automáticamente una cuenta por pagar. Compruebe cada resultado en su configuración. Si los productos no coinciden, ajuste referencias del proveedor y unidades antes de contabilizar; no duplique la factura para resolver la diferencia.