Comprar, receber e conferir a nota do fornecedor

Mantenha pedido de compra, recebimento físico e documento do fornecedor coerentes, inclusive nas entregas parciais e divergências de preço ou quantidade.

Antes de começar

Cadastre fornecedor e produtos, revise a operação fiscal de compra e identifique quem aprova a compra. Se a empresa usa solicitações ou acordos de compra, comece pela solicitação ou pelo acordo aprovado.

Passo a passo

1. Solicite e aprove a compra

Em Compras, crie uma solicitação de cotação com fornecedor, produtos, quantidades, unidades, preços e datas previstas. Compare as condições comerciais e confirme o pedido acordado pelo fluxo de aprovação aplicável.

2. Registre o que chegou

Abra Recebimento no pedido. Compare a mercadoria recebida com o pedido e o documento do fornecedor; registre as quantidades reais e os lotes exigidos. Valide o recebimento e mantenha uma transferência pendente quando o saldo chegar depois. Registre faltas, avarias e substituições antes de aceitá-las.

3. Vincule o documento fiscal e a fatura

Importe ou localize o XML do fornecedor pelo procedimento de NF-e ou DF-e. Revise a associação dos produtos do fornecedor e a chave do documento antes de criar outra fatura. Vincule a fatura à compra e confira quantidades, preços, frete, impostos, condição de pagamento e adiantamentos existentes.

Resultado esperado

As quantidades recebidas e os valores a pagar estão sustentados pela compra e pelo documento do fornecedor, com divergências registradas para resolução.

Se algo der errado

A importação do XML fiscal não necessariamente valida o recebimento nem lança automaticamente um título a pagar. Confira cada resultado na configuração do seu ambiente. Se os produtos não corresponderem, ajuste referências do fornecedor e unidades antes do lançamento; não duplique a fatura para resolver a divergência.

Na prática, com vídeo: Receber a mercadoria e lançar a fatura do fornecedor

Etapa 2 de 7 do processo Compra e recebimento com XML. Anterior: Registrar pedido de compra com tributos. Próxima: Importar o XML do fornecedor com vínculo de produtos.

Depois de confirmado o pedido de compra, receba a mercadoria no estoque e lance a fatura do fornecedor com os dados da NF-e que ele emitiu. A fatura gera o documento fiscal de entrada e a contabilização dos impostos a recuperar.

Vídeo

Duração: 1 min 41 s. Sem áudio: a narração está nas legendas, na faixa de baixo do vídeo.

Antes de começar

Exemplo usado neste cenário

O pedido de 10 unidades de Caixa a R$ 100,00 do fornecedor Processadores Exemplo Ltda chegou. O fornecedor emitiu a NF-e série 1, número 4321. A Empresa Lucro Presumido recebe tudo e lança a fatura.

Como os valores são calculados:

  • Total da fatura: produtos 10 x 100,00 = 1.000,00, mais IPI de 5% (50,00) = 1.050,00 a pagar ao fornecedor.

  • ICMS a compensar: 18% (RICMS/SP, art. 52, I) sobre 1.000,00 = 180,00, lançado a débito em ICMS a Compensar (LC 87/1996, art. 20).

  • O documento de entrada fica autorizado porque o emitente é o fornecedor: não há transmissão pelo comprador.

Passo a passo

  1. Abra o aplicativo Compras pelo menu de aplicativos.

  2. No menu Pedidos, abra Pedidos de Compra.

  3. Abra o pedido confirmado do fornecedor.

  4. Clique no botão Recebimento para abrir a entrada no estoque.

  5. Clique em Validar e confirme em Aplicar.

  6. Volte ao pedido pela trilha no topo e clique em Criar conta.

  7. Na fatura, informe o Número da série 1 e o Número do Documento 4321.

  8. Informe a Data da Fatura, a data de emissão da NF-e do fornecedor.

  9. Confira o total de 1.050,00 e clique em Confirmar para lançar a fatura.

  10. Clique em Detalhes Fiscais: a NF-e de entrada número 4321 está autorizada.

Resultado esperado

Recebimento concluído e fatura do fornecedor lançada, com o documento fiscal de entrada modelo 55, número 4321, autorizado. O total a pagar é 1.050,00 e o ICMS de 180,00 está em ICMS a Compensar.

Se houver erro

  • O botão Criar conta não aparece no pedido. A política de controle é por quantidade recebida e o recebimento ainda não foi validado. Valide o recebimento primeiro (passo 5) e volte ao pedido.

  • Ao criar a conta aparece Não foi possível enviar a mensagem. O usuário e a empresa estão sem endereço de e-mail para o remetente. Cadastre o e-mail do usuário nas preferências e tente de novo.

Limites deste cenário

Não informa a chave de acesso de 44 dígitos nem importa o XML do fornecedor (Importar o XML do fornecedor com vínculo de produtos e Gerar a fatura do fornecedor a partir da NF-e baixada). O PIS e a COFINS da linha seguem o regime da empresa (Comprar com crédito de ICMS, PIS e COFINS no Lucro Real e Comprar na empresa do Lucro Presumido): na Empresa Lucro Presumido o Odoo também lança PIS e COFINS a compensar, o que a regra do regime cumulativo não permite (ver Comprar na empresa do Lucro Presumido). Também lança o IPI de 50,00 como crédito a recuperar, o que só vale para estabelecimento industrial ou equiparado; para empresa comercial o IPI não é creditável e entra no custo (RIPI/2010, art. 226).

Módulos usados

Também usa: l10n_br_purchase, l10n_br_purchase_stock, l10n_br_stock_account. Os valores do exemplo foram conferidos automaticamente na execução gravada; a conferência não substitui a validação do contador da sua empresa.

Veja na prática, com vídeo

Cenários da localização brasileira ligados a este guia, do começo ao fim, com exemplo calculado, passo a passo e vídeo curto com legendas.

Continue o processo