Gestión Electrónica de Documentos en el Corazón del ERP
Gestión documental integrada al ERP con cumplimiento de la LGPD
Odoo Documents es un sistema de gestión electrónica de documentos nativo del ERP, que organiza contratos, NF-e, boletos, informes y documentos de RR.HH. en un repositorio centralizado con control de acceso, versionado y trazabilidad total. Cumplimiento de la LGPD integrado desde el diseño, sin sistemas externos de gestión documental.
Finanzas Módulo oficial de Odoo
¿Por qué Odoo Documents?
Resultados reales que nuestros clientes logran.
Seguridad y Cumplimiento de la LGPD
Control granular de acceso por usuario, grupo y etiqueta. Auditoría completa de quién accedió, descargó o editó cada documento, esencial para cumplir con la LGPD y las auditorías regulatorias.
Documentos Vinculados al Proceso
Cada documento se vincula automáticamente al registro correspondiente del ERP: la NF-e al pedido de venta, el contrato al cliente, el informe al producto. Sin documentos sueltos ni carpetas compartidas desorganizadas.
Firma Electrónica Integrada
Envíe documentos para firma directamente desde el repositorio con Odoo Sign integrado. Los contratos firmados regresan automáticamente archivados en la carpeta correcta con estado y fecha de firma.
Automatización del Flujo Documental
Cree reglas para clasificar, mover y notificar a los responsables automáticamente cuando llegan nuevos documentos, por correo, carga manual o generación desde el ERP. Elimine la clasificación manual de documentos.
Funcionalidades
Lo que incluye este módulo.
Repositorio Centralizado con Carpetas y Etiquetas
Estructura de carpetas jerárquica con etiquetas para clasificación multidimensional. Búsqueda de texto completo en nombres y metadatos, con filtros por tipo, fecha, responsable y estado.
Versionado de Documentos
Historial completo de versiones con fecha, hora, usuario y comentario de cada modificación. Restaure versiones anteriores con un clic, sin perder el historial de cambios.
Control de Acceso Granular
Defina permisos de visualización, descarga, edición y eliminación por carpeta, por etiqueta o por documento individual. Grupos de acceso alineados con el organigrama de la empresa.
Digitalización y OCR
Carga masiva de documentos digitalizados con OCR automático para extracción de texto que se puede buscar. Integración con escáneres en red y cámaras de celular para captura móvil.
Integración con NF-e y Documentos Fiscales
Los XML de NF-e, NFS-e y CT-e se archivan automáticamente en el repositorio con vínculo a la factura correspondiente en el ERP. Consulte el XML y el DANFE directamente desde el pedido de venta o la factura.
Gestión de Contratos con Vigencia
Alertas automáticas de vencimiento de contratos, pólizas de seguro, licencias y certificaciones. Panel de documentos próximos a vencer con flujo de renovación configurable.
Compartición Segura Externa
Generación de enlaces temporales para compartir documentos con clientes, proveedores o auditores externos, sin necesidad de acceso a Odoo. Los enlaces expiran automáticamente en la fecha configurada.
Integración con Firma Electrónica
Envío de documentos a Odoo Sign directamente desde el repositorio, con seguimiento del estado (pendiente, firmado, rechazado) y archivo automático del documento firmado.
Automatización y Reglas de Documentos
Configure acciones automáticas: clasificar correos con adjuntos en carpetas específicas, notificar a los responsables al recibir documentos de proveedores, mover documentos aprobados a la carpeta definitiva.
Cumplimiento de la LGPD y Retención
Políticas de retención por tipo de documento, con eliminación automática después del plazo legal. Informe de documentos que contienen datos personales para atender solicitudes del titular (LGPD art. 18).
Integraciones nativas
Odoo Documents se conecta de forma nativa con otros módulos de Odoo, sin integración externa.
Por qué implementar con KMEE
KMEE estructura la gestión documental en Odoo Documents considerando las obligaciones legales brasileñas de conservación de documentos: 5 años para documentos fiscales y previsionales (CTN y Súmula Vinculante 8 del STF), 5 años para documentos laborales y del FGTS (Constitución Federal, art. 7, XXIX) y 20 años después de la desvinculación para historiales de salud ocupacional (NR-7). Configuramos las políticas de retención, las estructuras de carpetas por proceso de negocio y las reglas de acceso conforme a la LGPD, incluyendo el mapeo de datos personales en documentos para atender las exigencias de la ANPD.
Conozca KMEEPara quién es
Escenarios donde este módulo genera más valor.
Archivo Fiscal y Tributario
Las empresas están obligadas a conservar NF-e, libros fiscales y documentos contables por al menos 5 años para el fisco, y algunos registros laborales, como los historiales de salud ocupacional, por 20 años. Odoo Documents organiza este archivo digital con localización inmediata por período, CNPJ del proveedor o número de documento, eliminando archivos físicos y búsquedas manuales en caso de fiscalización.
Gestión de Contratos Comerciales
Las empresas con cientos de contratos de clientes y proveedores necesitan controlar vencimientos, adendas y renovaciones. Odoo Documents centraliza todos los contratos con alertas automáticas 90, 60 y 30 días antes del vencimiento, flujo de aprobación de adendas e historial completo de versiones negociadas.
Incorporación de Clientes y Debida Diligencia
Los procesos de KYC (Know Your Customer) y debida diligencia exigen recopilar y organizar documentos de los clientes: acta constitutiva, balances, certificados y poderes. Odoo automatiza la solicitud por correo, el seguimiento de la recepción y la verificación de completitud, con alerta al responsable de la cuenta.
RR.HH. y Documentación de Colaboradores
Los departamentos de RR.HH. mantienen expedientes de colaboradores con contratos, exámenes médicos, capacitaciones y documentos de admisión y desvinculación. Odoo Documents organiza los expedientes con acceso restringido a RR.HH., alertas de exámenes vencidos y cumplimiento de las obligaciones del eSocial.
Preguntas Frecuentes
¿Odoo Documents cumple con los requisitos de la LGPD para la gestión de documentos con datos personales?
Sí. El módulo ofrece los recursos necesarios para el cumplimiento de la LGPD: control de acceso granular, auditoría de acceso (registro de quién accedió, descargó o editó), política de retención configurable y capacidad de localizar rápidamente todos los documentos que contengan datos de un determinado titular para atender solicitudes del artículo 18. KMEE apoya el mapeo de datos personales en los documentos y la configuración de las políticas de retención y acceso.
¿Por cuánto tiempo debe Odoo Documents conservar los documentos fiscales en Brasil?
La legislación brasileña establece plazos diferentes por tipo de documento: 5 años para documentos fiscales como NF-e, libros fiscales y SPED (plazo de prescripción del CTN); 5 años para documentos previsionales (contribuciones al INSS, Súmula Vinculante 8 del STF); 20 años después de la desvinculación para historiales de salud ocupacional (NR-7); 10 años para documentos contables como balances y balanzas de comprobación. Odoo Documents permite configurar políticas de retención automática por tipo de documento, garantizando el cumplimiento sin acumulación innecesaria de datos.
¿Los XML de NF-e se almacenan automáticamente en Odoo Documents?
Sí. Cuando la NF-e es emitida o recibida por Odoo, el XML firmado y el DANFE en PDF se archivan automáticamente en Odoo Documents, vinculados a la factura y al pedido de venta o compra correspondiente. Es posible acceder al XML y al DANFE directamente desde el registro de la factura, sin navegar manualmente por el repositorio. Lo mismo aplica a NFS-e, CT-e, MDF-e y otros documentos electrónicos emitidos por Odoo.
¿Odoo Documents soporta integración con firma electrónica con validez jurídica?
Sí. Odoo Documents se integra de forma nativa con Odoo Sign para el envío de documentos para firma electrónica. El proceso es totalmente trazable: la fecha de envío, la fecha de visualización por el firmante, la fecha de firma y la IP de origen quedan registradas en el sistema. Para documentos que requieren validez jurídica reforzada conforme al ICP-Brasil (como contratos de mayor valor), KMEE puede configurar la integración con plataformas que ofrecen firma calificada con certificado ICP-Brasil, como DocuSign, D4Sign o ClickSign.
¿Es posible recibir documentos de proveedores automáticamente en el repositorio?
Sí. Odoo Documents puede configurarse con una dirección de correo dedicada para recibir documentos de proveedores automáticamente. Al recibir un correo, el sistema extrae los adjuntos, los clasifica en carpetas según las reglas configuradas y notifica al responsable del análisis. Esto automatiza la recepción de facturas, contratos e informes enviados por proveedores, eliminando la clasificación manual de correos.
Industrias que lo usan
Soluciones completas para su sector.
- Comercio TPV, e-commerce, gestión de inventario multicanal y control financiero integrado.
- Servicios Gestión de proyectos, timesheet, contratos recurrentes y facturación automatizada.
- Distribución WMS, planificación de rutas, gestión de flota e integración fiscal completa.
- Manufactura MRP, planificación de producción, control de calidad y trazabilidad.
- Gobierno Compliance público, licitaciones, transparencia y gestión de contratos.
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