Gestão Eletrônica de Documentos no Coração do ERP

GED integrado ao ERP com conformidade LGPD

O Odoo Documents é um GED (Gestão Eletrônica de Documentos) nativo do ERP, que organiza contratos, NF-e, boletos, laudos e documentos de RH em um repositório centralizado com controle de acesso, versionamento e rastreabilidade total. Conformidade com a LGPD integrada desde o design, sem sistemas externos de GED.

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Módulo oficial Odoo

odoo/documents

Odoo 18

Por que Odoo Documents?

Resultados reais que nossos clientes alcançam.

Segurança e Conformidade LGPD

Controle granular de acesso por usuário, grupo e etiqueta. Auditoria completa de quem acessou, baixou ou editou cada documento — essencial para atender a LGPD e auditorias regulatórias.

Documentos Vinculados ao Processo

Cada documento é automaticamente vinculado ao registro do ERP correspondente: NF-e ao pedido de venda, contrato ao cliente, laudo ao produto. Sem documentos soltos ou pasta compartilhada desorganizada.

Assinatura Eletrônica Integrada

Envie documentos para assinatura diretamente do repositório com o Odoo Sign integrado. Contratos assinados retornam automaticamente arquivados na pasta correta com status e data de assinatura.

Automação de Fluxo Documental

Crie regras para classificar, mover e notificar responsáveis automaticamente quando novos documentos chegam — via e-mail, upload ou geração pelo ERP. Elimine triagem manual de documentos.

Funcionalidades

O que está incluído neste módulo.

Repositório Centralizado com Pastas e Etiquetas

Estrutura de pastas hierárquica com etiquetas (tags) para classificação multidimensional. Pesquisa full-text em nomes e metadados, com filtros por tipo, data, responsável e status.

Versionamento de Documentos

Histórico completo de versões com data, hora, usuário e comentário de cada alteração. Restaure versões anteriores com um clique, sem perder o histórico de modificações.

Controle de Acesso Granular

Defina permissões de visualização, download, edição e exclusão por pasta, por etiqueta ou por documento individual. Grupos de acesso alinhados ao organograma da empresa.

Digitalização e OCR

Upload em lote de documentos digitalizados com OCR automático para extração de texto pesquisável. Integração com scanners em rede e câmeras de celular para captura mobile.

Integração com NF-e e Documentos Fiscais

XMLs de NF-e, NFS-e e CT-e são automaticamente arquivados no repositório com vinculação à fatura correspondente no ERP. Consulta ao XML e DANFE diretamente do pedido de venda ou nota fiscal.

Gestão de Contratos com Validade

Alertas automáticos de vencimento de contratos, apólices de seguro, licenças e certificações. Dashboard de documentos próximos ao vencimento com workflow de renovação configurável.

Compartilhamento Seguro Externo

Geração de links temporários para compartilhamento de documentos com clientes, fornecedores ou auditores externos, sem necessidade de acesso ao Odoo. Links expiram automaticamente na data configurada.

Integração com Assinatura Eletrônica

Envio de documentos para o Odoo Sign diretamente do repositório, com acompanhamento do status (aguardando, assinado, recusado) e arquivamento automático do documento assinado.

Automação e Regras de Documentos

Configure ações automáticas: classificar e-mails com anexos em pastas específicas, notificar responsáveis ao receber documentos de fornecedores, mover documentos aprovados para pasta definitiva.

Conformidade LGPD e Retenção

Políticas de retenção por tipo de documento, com exclusão automática após o prazo legal. Relatório de documentos contendo dados pessoais para atendimento de requisições de titular (LGPD art. 18).

Integrações nativas

Odoo Documents se conecta nativamente com outros módulos do Odoo — sem integração externa.

Por que implementar com a KMEE

A KMEE estrutura o GED no Odoo Documents considerando as obrigações legais brasileiras de guarda de documentos: 5 anos para documentos fiscais (CTN), 30 anos para documentos previdenciários, 20 anos para documentos trabalhistas conforme a CLT e a reforma trabalhista. Configuramos as políticas de retenção, as estruturas de pastas por processo de negócio e as regras de acesso conforme a LGPD, incluindo o mapeamento de dados pessoais em documentos para atendimento às exigências da ANPD.

Conheça a KMEE

Para quem é

Cenários onde este módulo gera mais valor.

Arquivo Fiscal e Tributário

Empresas são obrigadas a guardar NF-e, livros fiscais e documentos contábeis por até 5 anos para o Fisco e 10 anos para fins trabalhistas. O Odoo Documents organiza esse arquivo digital com localização imediata por período, CNPJ do fornecedor ou número do documento — eliminando arquivos físicos e buscas manuais em caso de fiscalização.

Gestão de Contratos Comerciais

Empresas com centenas de contratos de clientes e fornecedores precisam controlar vencimentos, aditivos e renovações. O Odoo Documents centraliza todos os contratos com alertas automáticos 90, 60 e 30 dias antes do vencimento, workflow de aprovação de aditivos e histórico completo de versões negociadas.

Onboarding de Clientes e Due Diligence

Processos de KYC (Know Your Customer) e due diligence exigem coleta e organização de documentos de clientes: contrato social, balanços, certidões e procurações. O Odoo automatiza a solicitação por e-mail, o acompanhamento do recebimento e a checagem de completude, com alerta ao responsável pela conta.

RH e Documentação de Colaboradores

Departamentos de RH mantêm prontuários de colaboradores com contratos, exames médicos, treinamentos e documentos de admissão e demissão. O Odoo Documents organiza os prontuários com controle de acesso restrito ao RH, alertas de exames vencidos e conformidade com as obrigações do eSocial.

Perguntas Frequentes

O Odoo Documents atende aos requisitos da LGPD para gestão de documentos com dados pessoais?

Sim. O módulo oferece os recursos necessários para conformidade com a LGPD: controle de acesso granular, auditoria de acesso (log de quem acessou, baixou ou editou), política de retenção configurável e capacidade de localizar rapidamente todos os documentos que contenham dados de um determinado titular para atendimento de requisições do artigo 18. A KMEE apoia o mapeamento de dados pessoais nos documentos e a configuração das políticas de retenção e acesso.

Por quanto tempo o Odoo Documents precisa guardar os documentos fiscais no Brasil?

A legislação brasileira estabelece prazos diferentes por tipo de documento: 5 anos para documentos fiscais como NF-e, livros fiscais e SPED (prazo decadencial do CTN); 30 anos para documentos previdenciários (contribuições ao INSS); 20 anos para contratos trabalhistas e registros do eSocial; 10 anos para documentos contábeis como balanços e balancetes. O Odoo Documents permite configurar políticas de retenção automática por tipo de documento, garantindo conformidade sem acúmulo desnecessário de dados.

Os XMLs de NF-e são automaticamente armazenados no Odoo Documents?

Sim. Quando a NF-e é emitida ou recebida pelo Odoo, o XML assinado e o DANFE em PDF são automaticamente arquivados no Odoo Documents, vinculados à nota fiscal e ao pedido de venda ou compra correspondente. É possível acessar o XML e o DANFE diretamente do registro da nota fiscal, sem navegar manualmente pelo repositório. O mesmo se aplica a NFS-e, CT-e, MDF-e e outros documentos eletrônicos emitidos pelo Odoo.

O Odoo Documents suporta integração com assinatura eletrônica com validade jurídica?

Sim. O Odoo Documents integra nativamente com o Odoo Sign para envio de documentos para assinatura eletrônica. O processo é totalmente rastreável: data de envio, data de visualização pelo signatário, data de assinatura e IP de origem ficam registrados no sistema. Para documentos que exigem validade jurídica reforçada conforme a ICP-Brasil (como contratos de maior valor), a KMEE pode configurar a integração com provedores de assinatura digital qualificada como DocuSign, D4Sign ou ClickSign.

É possível receber documentos de fornecedores automaticamente no repositório?

Sim. O Odoo Documents pode ser configurado com um endereço de e-mail dedicado para receber documentos de fornecedores automaticamente. Ao receber um e-mail, o sistema extrai os anexos, os classifica em pastas conforme regras configuradas e notifica o responsável pela análise. Isso automatiza o recebimento de notas fiscais, contratos e laudos enviados por fornecedores, eliminando triagem manual de e-mails.